La administración de activos físicos, como su nombre lo indica, es un sistema para administrar los activos físicos de una organización. Sin embargo, difiere en intención, alcance y enfoque del mantenimiento tradicional, que a veces se conoce como gestión de activos. La intención de la gestión de activos físicos comienza con los objetivos estratégicos de la organización y ve los activos físicos como un medio de entregar valor y, en base a esto, impulsa las decisiones de instalar, reparar, renovar, reemplazar y deshacerse de los activos. El alcance del sistema de gestión es el ciclo de vida completo, desde la etapa de adquisición hasta la operación y mantener hasta el punto de eliminación, y se ve desde el contexto del entorno empresarial de la organización.

El enfoque en el mantenimiento tradicional es mantener el equipo para obtener la mayor vida útil del activo. El enfoque de la gestión de activos físicos es mantener el equipo siempre que tenga valor hacerlo. En el mantenimiento tradicional, el equipo se mantiene en funcionamiento con poca consideración en cuanto a si un activo de reemplazo aumentaría la productividad o sería más rentable. Para la gestión de activos físicos, esto siempre es una consideración.

En términos generales, la gestión de activos físicos se refiere a la administración del patrimonio o de activos basada en principios como el conocimiento, la planificación, la organización y la gestión integrada. Tiene como objetivo optimizar el rendimiento de dichos activos y minimizar su costo, así como mejorar el servicio ofrecido, buscando el máximo rendimiento de estos controlando el riesgo y manteniendo un portafolio de inversiones que mitiguen los riesgos de que el activo pierda su valor o cumpla con sus funciones y estándares.